Bestellen en betalen

Inkooporder

Een duidelijk bestelproces is noodzakelijk voor soepele communicatie tussen onze leveranciers en Royal Swinkels en om de productie en levering van de producten en diensten op het juiste moment te garanderen.

Wanneer wij een afroeporder afgeven voor de te leveren goederen of diensten, ontvangt de leverancier een inkooporder. Deze inkooporder (Purchase Order) wordt bij voorkeur digitaal verzonden naar een algemeen e-mailadres. Indien een leverancier op een andere manier bestellingen wil ontvangen, kan dit worden aangevraagd bij onze Procurement afdeling via inkoop.nl@swinkels.com.

De inkooporder vermeldt ons tiencijferige bestelreferentienummer. Dit referentienummer dient op alle verdere correspondentie (bijvoorbeeld orderbevestiging, afleveringsbewijs, factuur) duidelijk te worden vermeld. De inkooporder bevat verder de volgende onderdelen:

• Een beschrijving van de te leveren goederen of diensten
• Gewenste leverdatum
• Afleveradres/-locatie
• Factuuradres
• Betalingstermijn
• Leveringsconditie
• Offerte
• Contactpersoon
• Eventueel de overeengekomen prijs

Levering

Wanneer de goederen/diensten (op de afgesproken termijn) worden geleverd, dient rekening te worden gehouden met de hierna beschreven richtlijnen. Bij leveringen wordt verschil gemaakt tussen de levering van goederen en de (op)levering van een dienst/opdracht.

Goederen

Bij de levering van goederen wordt een afleverdocument verwacht met unieke nummering en de volgende kenmerken:

• Bedrijfsgegevens leverancier
• Bestelnummer van ons en, indien een order uit meerdere regels bestaat, het positienummer
• Jouw ordernummer en/of referentie
• Duidelijke melding of het een deellevering of een complete uitlevering betreft
• Afleverlocatie, eventueel ook de magazijnomschrijving conform het door jou ontvangen bestelformulier
• Naam van de besteller
• Naam, telefoonnummer en e-mailadres van de persoon met wie wij in geval van vragen en/of opmerkingen contact kunnen opnemen

De goederen zelf moeten voorzien zijn van een etiket met artikelnummer en omschrijving van het artikel zoals op de inkooporder vermeld. Indien er gebruikt wordt gemaakt van een omdoos, dient deze voorzien te zijn van een artikelnummer en artikelomschrijving zoals op de inkooporder vermeld. Ook het aantal stuks in de omdoos dient hierop te worden vermeld.

De goederen dienen zodanig te zijn verpakt dat deze goed kunnen worden ontvangen, opgeslagen en verbruikt. Daarnaast verwachten wij bij leveringen een juiste wijze van aanlevering waarbij hygiënisch en schoon transport samengaan met de inachtneming van veiligheidsmaatregelen.

Diensten

Bij de levering van diensten wordt een afleverdocument verwacht met unieke nummering en de volgende kenmerken:

• Duidelijke omschrijving van de dienst/opdracht
• Naam van de medewerker welke de werkzaamheden heeft uitgevoerd
• Werkrapporten/(op)leverdocumenten dienen ondertekend te worden door de aangewezen medewerkers van Royal Swinkels, waarbij er een handtekening, naam in blokletters en de datum van ondertekening vereist zijn.

Factuur

Om het factureringsproces goed te laten verlopen, dienen alle leveranciers te voldoen aan bepaalde voorschriften. Indien deze voorschriften niet worden gevolgd, bestaat de kans dat facturen worden teruggestuurd, wat kan leiden tot uitgestelde betalingen. Daarom verzoeken we je om de procedures na te leven zoals hieronder beschreven.

Wettelijke vereisten

Alle leveranciers wordt gevraagd om de website van de Nederlandse belastingdienst te raadplegen voor meer informatie over de wettelijke verplichtingen.

Algemene vereisten

Elk document dient te zijn voorzien van een unieke naam (bij voorkeur factuurnummer-naam leverancier). Naast de wettelijke vereisten, dienen facturen de volgende informatie te bevatten:

• Uniek factuurnummer
• Ons bestelnummer (één ordernummer per factuur)
• Orderregelnummer (indien van toepassing)
• Ons artikelnummer en artikelomschrijving (indien van toepassing)
• Nummer van het leveringsdocument(en) en positie(s) (indien van toepassing)
• Leveringsdatum
• Afleveradres
• Geleverde hoeveelheid
• Prijs/tarief waarbij duidelijk aangegeven met welke eenheid is gerekend. Vermelding van brutoprijs, kortingspercentage en nettoprijs.
• Leveringsconditie
• Betalingsconditie
• Naam van de besteller
• Naam, telefoonnummer en emailadres van de persoon met wie wij in geval van vragen/opmerkingen contact kunnen opnemen.

Aanvullende eisen factuur diensten

Voor de facturen voor diensten gelden, aanvullend op de wettelijke en algemene vereisten, de volgende kenmerken en bijlage(n):

• Vermelding van werkrapportnummer(s) en opleverdocumentnummer(s) (indien van toepassing)
• Uitsplitsing in hoeveelheid en waarde van arbeid en materialen
• Een kopie van het door ons ondertekende werkrapport dient als bijlage met de factuur meegestuurd te worden. Bij ontbreken hiervan wordt de factuur geretourneerd
• Indien er sprake is van keten- of inleenaansprakelijkheid verzoeken wij je het desbetreffende G-rekeningnummer op de factuur te vermelden met een uitsplitsing in percentage en bedrag wat betaald moet worden op de G-rekening.

Digitale facturatie

Alle facturen dienen digitaal, als bijlage, per email verstuurd te worden. Dit zorgt ervoor dat wij facturen sneller kunnen verwerken en het verkleint de kans op fouten. Zie hieronder de algemene vereisten digitale facturen:

• Digitale facturen dienen alleen te worden verstuurd naar de crediteurenafdeling zoals vermeld op de inkooporder
• Wij verwachten de factuur direct na de levering van de goederen/ na de oplevering van de dienst te ontvangen, zodat de factuur in de juiste periode geboekt kan worden. Let op: stuur een factuur niet vóór de levering van de goederen/diensten, dit veroorzaakt onnodig extra werk in het verwerkingsproces
• Leveranciers dienen één factuur per bestand te verzenden, met een uniek nummer
• Debetfactuur en creditfactuur dienen in aparte documenten te worden verwerkt en verstuurd
• De factuur dient geen handgeschreven opmerkingen te bevatten
• Het IBAN-nummer, BTW-nummer, KvK-nummer, PO-nummer (indien gegeven) en de naam en adresgegevens van de leverancier dienen op de eerste pagina van de factuur te worden weergegeven

Betaling

Bij goed ondernemerschap hoort ook het tijdig betalen van leveranciers. Wekelijks controleren wij aan de hand van de betalingstermijn welke facturen vervallen. Deze facturen gaan dan mee in onze wekelijkse betaling aan leveranciers.

Vragen

Mocht je als leverancier nog vragen hebben over het bestel- en/of betaalproces neem dan contact op met de inkoop afdeling via het contactformulier of e-mail naar inkoop.nl@swinkels.com.