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Commande et paiement

Bon de commande

Un processus de commande clair est indispensable pour assurer une communication fluide entre nos fournisseurs et Royal Swinkels et pour garantir la production et la livraison de produits et de services au moment opportun.

Lorsque nous émettons une commande pour les biens à livrer ou services à prester, le fournisseur reçoit un bon de commande. Ce bon de commande (Purchase Order) est de préférence envoyé numériquement à une adresse e-mail générale. Si un fournisseur souhaite recevoir les commandes d’une autre manière, il peut en faire la demande auprès de notre service des achats à l’adresse inkoop.nl@swinkels.com.

Le bon de commande mentionne notre numéro de référence à dix chiffres. Ce numéro de référence doit être clairement indiqué sur toute correspondance ultérieure (par exemple, confirmation de commande, preuve de livraison, facture). Le bon de commande contient en outre les éléments suivants :

Une description des biens ou des services à fournir
La date de livraison souhaitée
Adresse/lieu de livraison
Adresse de facturation
Délai de paiement
Conditions de livraison
Devis
Personne de contact
Prix éventuellement convenu

Livraison

Lors de la livraison des biens/services (à la date convenue), les lignes directrices décrites ci-dessous doivent être prises en compte. En ce qui concerne les fournitures, une distinction est faite entre la fourniture de biens et l’exécution d’un service/d’une commande.

Marchandises

Lors de la livraison des marchandises, un document de livraison est attendu avec une numérotation unique et les caractéristiques suivantes :

Coordonnées du fournisseur
Numéro de commande de notre part et, si une commande se compose de plusieurs lignes, le numéro de position
Votre numéro de commande et/ou votre référence
Indication claire s’il s’agit d’une livraison partielle ou complète
Lieu de livraison, éventuellement la description de l’entrepôt selon le bon de commande que vous avez reçu
Nom de la personne qui a passé la commande
Nom, numéro de téléphone et adresse e-mail de la personne que nous pouvons contacter en cas de questions et/ou de remarques

Les marchandises elles-mêmes doivent être étiquetées avec le numéro et la description de l’article tels qu’ils figurent sur le bon de commande. Si un emballage extérieur est utilisé, il doit porter un numéro d’article et une description de l’article tels que spécifiés sur le bon de commande. Le nombre de pièces contenues dans l’emballage doit également y être indiqué.

Les marchandises doivent être emballées de manière à pouvoir être réceptionnées, stockées et utilisées correctement. En outre, nous nous attendons à ce que les livraisons soient effectuées de manière correcte, en combinant un transport hygiénique et propre avec le respect des mesures de sécurité.

Services

Lors de la prestation de services, un document de livraison est attendu avec une numérotation unique et les caractéristiques suivantes :

Description claire du service ou de la commande
Nom de l’employé qui a effectué le travail
Les rapports de travail/documents de livraison doivent être signés par les employés désignés de Royal Swinkels. Ils doivent comporter une signature, le nom en lettres capitales et la date de la signature

Facture

Pour un bon déroulement du processus de facturation, tous les fournisseurs doivent respecter certaines règles. Si ces règles ne sont pas respectées, les factures risquent d’être renvoyées, ce qui pourrait entraîner des retards de paiement. Nous vous demandons donc de respecter les procédures décrites ci-dessous.

Exigences légales

Tous les fournisseurs sont invités à consulter le site web de l’administration fiscale néerlandaise pour plus d’informations sur les exigences légales.

Exigences générales

Chaque document doit porter un nom unique (de préférence numéro de facture-nom du fournisseur). Outre les exigences légales, les factures doivent contenir les informations suivantes :

Numéro unique de la facture
Notre numéro de commande (un seul numéro de commande par facture)
Numéro de la D9 de commande (le cas échéant)
Notre numéro d’article et la description de l’article (le cas échéant)
Numéro du ou des document(s) de livraison et position(s) (le cas échéant)
Date de livraison
Adresse de livraison
Quantité livrée (dans la même unité que celle indiquée dans le bon de commande)
Prix/tarif indiquant clairement l’unité utilisée. Indication du prix brut, du pourcentage de remise et du prix net
Conditions de livraison
Conditions de paiement
Nom de la personne qui commande
Nom, numéro de téléphone et adresse e-mail de la personne que nous pouvons contacter en cas de questions/commentaires

Exigences supplémentaires pour les factures de services

Outre les exigences légales et générales, les caractéristiques et pièces jointes suivantes s’appliquent aux factures de services :

Indication du (des) numéro(s) de rapport de travail et du (des) numéro(s) du document (d’achèvement (le cas échéant)
Ventilation de la quantité et de la valeur de la main-d’œuvre et des matériaux
Une copie du rapport de travail signée par nos soins doit être jointe à la facture. À défaut, la facture sera renvoyée
S’il y a une responsabilité de chaîne ou de prêt, veuillez indiquer le numéro de compte bloqué correspondant sur la facture avec une ventilation en pourcentage et le montant à payer sur le compte bloqué

Facturation numérique

Toutes les factures doivent être envoyées sous forme numérique, en pièces jointes, par e-mail. Cela nous permet de traiter les factures plus rapidement et de réduire le risque d’erreurs. Voir ci-dessous les exigences générales concernant les factures numériques :

Les factures numériques ne doivent être envoyées qu'au service des comptes fournisseurs, comme indiqué sur le bon de commande
Nous attendons de recevoir la facture immédiatement après la livraison des marchandises/après l’achèvement du service afin que la facture puisse être comptabilisée durant la bonne période
Les fournisseurs doivent envoyer une facture par dossier, avec un numéro unique
La facture de débit et la facture de crédit doivent être traitées et envoyées dans des documents séparés
La facture ne doit pas contenir de commentaires manuscrits
Le numéro IBAN, le numéro de TVA, le numéro de la Chambre de Commerce, le numéro de bon de commande (le cas échéant) ainsi que le nom et l’adresse du fournisseur doivent figurer sur la première page de la facture

Paiement

Une bonne pratique commerciale consiste à payer les fournisseurs à temps. Chaque semaine, nous vérifions quelles sont les factures qui doivent être payées avant la date limite de paiement. Ces factures sont ensuite jointes à nos paiements hebdomadaires aux fournisseurs.

Questions

Si, en tant que fournisseur, vous avez des questions sur le processus de commande et/ou de paiement, veuillez contacter le service des achats via le formulaire de contact ou par e-mail à l’adresse inkoop.nl@swinkels.com.